O WhatsApp está no dia a dia das clínicas odontológicas e tornou-se uma ferramenta indispensável.
Ele é utilizado para agendamento de consultas e procedimentos, comunicação com fornecedores e até mesmo no fechamento da venda após avaliação.
Hoje, 79% dos brasileiros afirmam já ter utilizado o WhatsApp para entrar em contato com empresas e 68% já comprou um produto ou contratou um serviço.
Nesse sentido, podemos afirmar que o WhatsApp é uma mina de ouro nas mãos das clínicas que sabem utilizá-lo bem.
Apesar disso, muitas clínicas ainda não têm processos definidos e isso resulta em falhas na comunicação, demoras no atendimento, e como consequência, um resultado muito menor em relação ao potencial da clínica.
Vamos corrigir isso?
Neste artigo, vou te mostrar o que é necessário para usar o WhatsApp de forma estratégica nas suas vendas.
Por que o WhatsApp se tornou essencial para os dentistas?
Hoje em dia, toda a comunicação entre dentista e cliente é feita pelo WhatsApp.
E desde o início, o modo como esse paciente é atendido, é um fator determinante para a escolha entre você e outro profissional.
A questão é que com o passar do tempo, e o volume de leads acumulando, a organização se torna primordial para manter a roda girando e continuar convertendo esses leads em pacientes.
E por isso, é importante usar recursos disponibilizados no próprio aplicativo do WhatsApp Business, esses são os principais:
- Etiquetas;
- Respostas rápidas;
- Listas de transmissão;
- Perfil do cliente.
Vamos explicar um pouco sobre cada uma dessas funções abaixo.
WhatsApp Business para dentistas: recursos essenciais
- Etiquetas
As etiquetas servem para organizar as conversas, e existem algumas maneiras de utilizá-las.
Aqui na Prospecta Odonto, costumamos dividir as etiquetas mais ou menos assim:
- Leads do mês (então, determinamos uma etiqueta para cada mês do ano - leads janeiro, leads fevereiro, leads março, e assim por diante…);
- Comparecimentos (quando o lead comparece na avaliação);
- Faltas (quando o lead falta na avaliação);
- Agendamentos (leads que têm consulta de avaliação agendada);
- Clientes (leads que já são pacientes e fecharam algum tratamento ou procedimento).
Mas, existem ainda inúmeras outras formas de utilizar as etiquetas, como, por exemplo, separando por clientes de procedimentos, negociação, etc.
- Respostas rápidas
Este recurso serve para quando você não estiver disponível.
Ao receber a mensagem do cliente, automaticamente o WhatsApp responderá com uma mensagem padrão, por exemplo: “Olá! Seja bem-vindo(a) à [Nome da Clínica]! Como podemos te ajudar hoje?”
ATENÇÃO: Aqui na Prospecta Odonto não utilizamos esse recurso, porque, na verdade , ele pode ser prejudicial.
Ao receber essa mensagem automática, o lead interpreta que você pode demorar para responder e com isso, buscar outra clínica. Tome cuidado!
- Lista de transmissão
A lista de transmissão é indicada para enviar mensagens em massa, mas para receber essas mensagens, o cliente precisa ter o número da sua clínica salvo.
Por esse motivo, não utilizamos tanto aqui na Prospecta, mas é uma alternativa interessante se você ainda não tem um CRM!
- Notas sobre cliente
O recurso de notas do cliente aparece quando você abre a conversa com o contato:
Nesse campo, você pode adicionar informações sobre o tipo de tratamento que o paciente realiza, data de retorno, especificações sobre a condição de saúde do paciente, etc.
É como se fosse uma mini-anamnese odontológica.
Com certeza, utilizando apenas esses 4 recursos você já vai sentir bastante diferença no aplicativo do WhatsApp Business!
Coloque em prática e veja a diferença.
Os maiores erros no WhatsApp de clínicas odontológicas
No ambiente Digital, os potenciais pacientes são cercados por muitas opções.
➡️ Se a sua resposta não for rápida, o lead vai procurar outra clínica.
➡️ Se o lead não sentir confiança na sua secretária ou CRC , ele também vai procurar outra clínica.
➡️ Se a sua secretária ou CRC demonstrar, de alguma forma, que o lead não é prioridade, ele vai procurar outra clínica.
E isso é comprovado cientificamente: segundo a Hierarquia de Necessidades de Maslow, depois das necessidades fisiológicas e de segurança, o ser humano precisa se sentir importante. Nas relações de consumo, isso é bastante perceptível.
Para que a sua clínica odontológica seja referência em atendimento, evite esses erros a qualquer custo:
- Atendimento demorado
Demorou? Dançou.
Para quem está atendendo, 10 minutos no tempo de resposta pode parecer pouco.
Mas, para o lead, é muito tempo! O ideal é que ele não precise aguardar mais do que 5 minutos.
- Falta de personalização
Ao longo da conversa, é importante demonstrar que o caso do lead é uma prioridade para você.
Dar atenção, ouvir e esclarecer dúvidas pontuais é um bom caminho para se diferenciar da concorrência.
Outra coisa importante é ter a sensibilidade de identificar qual é a forma que ele prefere se comunicar.
Então, se ele enviar áudios, envie áudios também! Já se ele preferir escrever, responda também com mensagem de texto.
- Falta de padronização
Parece contraditório, mas, ao mesmo tempo em que precisamos personalizar o atendimento, também precisamos padronizar.
Isso para ganhar tempo.
Se aqui na Prospecta Odonto precisássemos pensar em como iniciar o atendimento e como dar continuidade a conversa toda vez que um lead novo aparece, estaríamos perdidos.
Por isso, seguimos um fluxo na conversa:
➡️ Saudação inicial
➡️ Perguntas investigativas
➡️ Sugestão de horários
➡️ Agendamento
O lead precisa se sentir confortável, porém, também precisa entender que quem está no “comando” da conversa é sua secretária, CRC ou como queira chamar (aqui na Prospecta, Odonto chamamos de encantadora).
- Falta de follow-up
Nem sempre o lead vai responder de primeira.
Ele entrou em contato com a sua clínica e várias outras, está buscando opções, isso é natural.
Por isso, costumamos falar aqui na Prospecta Odonto que o lead da rede social é diferente.
Quando o cliente vem por indicação, já chega pronto para fechar o tratamento.
No entanto, quando ele vem da rede social, precisa de um pouco mais de insistência.
E o follow-up nada mais é do que insistir, entrar em contato algumas vezes, estrategicamente, para que aquele lead vire um paciente da sua clínica.
Falamos sobre isso neste artigo, aproveite para conferir depois: O segredo para transformar curiosos em clientes fiéis na odontologia.
Entenda como funciona o Prospecta CRM
O Prospecta CRM é um sistema desenvolvido pela Prospecta Odonto que organiza e automatiza o atendimento da sua clínica pelo WhatsApp, ajudando a não perder pacientes e agilizar a comunicação.
Em vez de anotar contatos em papéis ou perder tempo procurando conversas, o CRM centraliza tudo em um só lugar.
O CRM é um facilitador para a sua clínica odontológica, pois você pode seguir todas as recomendações que fizemos ao longo deste artigo, de maneira muito prática.
Veja alguma das ferramentas que estão presentes em nosso sistema:
- Opção de gravar áudios apenas uma vez e enviar quando quiser, parecendo que foi na hora;
- Disparo de mensagens em massa;
- Respostas rápidas;
- Agendamento de mensagens personalizadas para contatos específicos, no horário que você escolher.
É interessante para você? Então, aproveite para experimentar: Testar o Prospecta CRM gratuitamente.
Conclusão
O WhatsApp já faz parte da rotina das clínicas odontológicas, mas a verdade é que a maioria ainda não sabe usá-lo de forma estratégica.
E aí, o que era para ser uma mina de ouro acaba se tornando um gargalo no atendimento.
Se você quer parar de perder pacientes por demora na resposta, falta de organização e ausência de follow-up, está na hora de colocar essas dicas em prática.
E para facilitar ainda mais, o Prospecta CRM entra em cena, automatizando processos e deixando o atendimento da sua clínica muito mais ágil e eficiente.
Agora que você já sabe o que precisa ser feito, bora testar? Aproveite e experimente o Prospecta CRM gratuitamente.
Nos vemos no próximo artigo!
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Se você quer otimizar o atendimento da sua clínica, melhorar a captação de pacientes e aumentar seus fechamentos, a Prospecta Odonto pode te ajudar!
Estamos no mercado há mais de 10 anos e oferecemos soluções personalizadas para clínicas odontológicas, incluindo assessoria de prospecção, gestão de tráfego pago, auditoria de atendimento, consultoria de vendas, Prospecta CRM, entre outros serviços e cursos disponíveis em nosso site.
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